Pourquoi le "flex office" est une mauvaise idée… et comment le dire à son chef

Face à la crise, de plus en plus d’entreprises s’intéressent au flex office. Une mesure d’économie précieuse, mais pas toujours adaptée aux besoins des salariés de grands groupes. Perte d’efficacité, isolement, sentiment de ne plus être à sa place, stress… Les risques sont nombreux.

De nouvelles salles de réunion, des open spaces épurés à l’extrême avec pour seuls bureaux de grandes tables de 12 personnes… et un nouveau défi quotidien : trouver une place assez près du manager mais pas trop, si possible avec une prise électrique à portée de rallonge, tout en évitant le siège près du couloir où siffle un courant d’air. Voilà à quoi pourrait ressembler la vie de bureau d’un nombre croissant de salariés dans les mois à venir, tant l’engouement est fort pour le flex office à la faveur de la double crise, sanitaire et économique. Le principe ? Moins de postes de travail, aucun bureau attitré, un casier pour ranger son matériel à la fin de la journée et un roulement entre les salariés, qui alternent entre télétravail et présentiel. Pour les entreprises, l’équation est simple : il faut faire des économies, l’immobilier restant le deuxième poste de dépense après la masse salariale et puisque l’année écoulée a prouvé qu’on pouvait être aussi productif à distance…

Problème : «le flex office ne se prête pas forcément aux grandes entreprises, explique Ingrid Nappi, enseignante-chercheure à l’Essec et titulaire de la Chaire Workplace Management. Cette organisation a été conçue pour répondre au besoin de flexibilité d’usagers bien particuliers : les startupeurs et les indépendants. De grosses sociétés se le sont ensuite approprié comme une mesure d’économie.» Sans toujours prendre en compte les besoins spécifiques des salariés – un commercial itinérant n’ayant pas les mêmes qu’un graphiste, par exemple.

Nomades de l’open space

Dans le détail, le genre, l’âge et le niveau hiérarchique changent la donne : les hommes, les managers et les directeurs sont bien plus enclins à adopter le flex office que les employés moins gradés où les femmes. Logique, puisque ces dernières assument davantage de tâches domestiques que les hommes. Pour elles, travailler à la maison signifie courir de l’ordinateur aux enfants, avec un passage par la cuisine ou la machine à laver. «Sans place attitrée au bureau, on est perdu, surtout quand on travaille en partie chez soi, poursuit Ingrid Nappi. On retourne au travail pour retrouver un cadre, un espace structuré et structurant, dans lequel on peut se concentrer, pas forcément pour chercher une place et une prise tous les matins, dans un lieu bruyant, sans savoir à côté de qui on sera assis.»

Au final, 73% des salariés qui travaillaient en flex office avant la pandémie ne veulent pas revenir au bureau dans les mêmes conditions et 63% aimeraient dans l’idéal avoir un bureau fermé, individuel ou collectif, d’après une étude de la chaire Workplace Management de l’Essec publiée en avril dernier.

Le refus d’être interchangeable

Travailler dans le bruit, sur une table impersonnelle, transporter son matériel de la maison au bureau… Ces petites sources de tension quotidienne viennent grossir les cahiers de doléances ouverts ces derniers mois. Des études régulières, menées par OpinionWay pour le cabinet de conseil en prévention des risques psychosociaux Empreinte Humaine, le montrent là encore : une majorité des salariés français se sentent déconsidérés, attendent de leur entreprise qu’elle reconnaisse les efforts qu’ils ont fournis ces derniers mois et leur offre des conditions de travail plus sereines. Surtout, la crise a brouillé encore davantage la frontière entre pro et perso, ajouté de l’intimité – familiale, personnelle, émotionnelle… – à la vie de bureau. 67% des Français voient ainsi leur entreprise comme un espace de vie privée hors de la cellule familiale, d’après un sondage mené par YouGov pour le cabinet d’aménagement CDB.

À l’inverse, le flex office accentue encore le sentiment que tout le monde est interchangeable. Mettre fin aux places attitrées remet en cause, symboliquement, la place que chacun occupe dans l’équipe. Et oblige les salariés à redoubler d’efforts pour ne pas devenir invisibles aux yeux de leur chef, maintenir les liens entre collègues, rester à l’affût des projets intéressants, valoriser leurs succès…

Diplomatie de bureau

Peut-on confier toutes ces craintes à son manager ? Oui, si c’est avec des arguments clairs et une approche diplomatique, pour ne pas donner l’impression d’être simplement réfractaire au changement. «Si notre chef nous demande notre avis, on peut d’abord lui demander quels bénéfices la direction attend du flex office. C’est une manière de ne pas dévaloriser d’emblée l’idée, propose la coach Chine Lanzmann, créatrice du programme Woman Impact. Ensuite, on peut exposer ses inquiétudes, qu’elles soient concrètes – le bruit et les problèmes de concentration – ou émotionnelles, comme le sentiment de ne pas être à sa place ou d’être isolé.» Si aucune consultation des salariés n’est organisée, on peut très bien provoquer la discussion, toujours sur le même mode. «On commence par demander à son manager ce qu’il en pense, puis on fait des propositions concrètes pour que cela se passe le mieux possible, poursuit la coach. Gardons à l’esprit que son rôle est d’offrir à ses équipes le temps et les moyens de faire leur travail correctement.»

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Ce n’est de toute façon pas votre N+1 qui décidera ou non de l’organisation des locaux et du travail. Mais préparer le terrain augmente vos chances de trouver auprès de lui une oreille attentive. Si le passage au flex office est néanmoins décidé, Chine Lanzmann suggère de réclamer des réunions de régulation régulières pour se protéger de conditions de travail pénibles. «On se retrouve pour parler de comment on travaille ensemble dans cette organisation, pas pour évoquer le fond des dossiers. Ce sera le moment de faire le bilan : on peut parfaitement expliquer à son manager qu’on a perdu deux heures de travail efficace par jour ou qu’on avance plus lentement qu’avant, par exemple.» Pour aussitôt demander ce dont on a besoin : une journée de télétravail supplémentaire, une cloison de plus dans l’open space, des cabines insonorisées pour se concentrer… «C’est aussi un moyen de ne pas perdre son énergie à se faire peur, souligne Chine Lanzmann. Plutôt que de réfléchir à tout ce qui pourrait mal tourner, concentrons-nous sur ce dont on a besoin et sur les solutions adaptées.» Qui sait ? Des investissements suffisants, en mobilier de bureau comme en management, peuvent peut-être rendre le flex office un peu moins pénible.

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